流程摘要

從 BPM 請款單審核到出納付款歸檔的標準入帳作業,是敏華 7 項流程中頻率最高、佔比最高的一項,也是「入帳作業 8 大痛點」最集中的流程。

敏華 BPM、SAP
開始/完成
操作步驟
系統自動處理
決策/簽核與痛點提示
開始
人工審核 BPM 請款單
1
操作步驟
簽核後印出請款單、下載憑證附件
痛點:重複尋找與列印——審核 BPM 請款單後,需再回頭查找核准後的請款單進行列印,也無法辨識是否列印過。
2
系統自動處理
SAP 自動串入已簽核請款單並產生 AP 發票草稿
痛點:人工重複上下傳——BPM 只會將表格文字內容串入 SAP,不含憑證附件,需人工下載再手動上傳至 AP 發票或 AP 訂金模組。
3
操作步驟
確認 AP 發票草稿帳務資料、附加憑證附件
痛點:卡控機制過晚——「發票資訊登打錯誤」的提醒要到財務人員過帳時才出現,若有錯需重新送主管審核,嚴重打擊效率。
4
決策/簽核
財務主管簽核
5
操作步驟
財務人員確認傳票過帳並列印
痛點:缺乏批次處理——主管簽核後系統會發通知,財務需「逐筆點開」通知才能過帳列印(如20筆傳票需逐筆點20封通知)。分攤邏輯未前期化——需分攤各部門的費用(如運費、影印機費、體檢費),請款人未先在 BPM 分攤,財務仍需手動逐筆計算。
6
操作步驟
傳票、請款單、憑證裝訂送交出納人員
付款後傳票歸檔成冊
優化建議
對應步驟 1建立「已核准待列印」清單

在 BPM 或 SAP 端建立「已簽核、待列印」的專屬清單頁面,財務可直接從清單進入列印,取消回頭查找的動作,並自動標記已列印狀態避免重複。

對應步驟 2BPM 表單支援憑證附件同步串接

評估在 BPM 請款單新增憑證附件上傳欄位,讓附件跟著文字內容一起自動串入 SAP AP 發票草稿,取消人工下載再上傳的環節,這是 8 大痛點中影響最直接的一項。

對應步驟 3卡控點前移

將「發票資訊登打錯誤」的檢查時點從財務過帳階段,前移到主管審核前(甚至 BPM 表單填寫階段做基本欄位檢查),減少事後重新送審的往返成本。

對應步驟 5通知改批次、費用分攤前置化

把「逐筆點開通知」改為一頁式批次清單(勾選多筆傳票一次過帳列印);並在 BPM 請款單新增「分攤部門/比例」欄位,讓請款人提出申請時就先分攤,取消財務事後逐筆計算的步驟。