流程摘要

每日核對 SAP 館內帳金額與各百貨帳單金額是否相符,是怡莉 16 項流程中佔比最高的一項,也是三份訪談紀錄裡最單純但最耗時的人工核對作業。

怡莉 EMAIL、SAP、各百貨平台、騰雲TSHOP
開始/完成
操作步驟
判斷/決策
相符(結案)
不符(異常處理)
開始
每日登入 SAP 與各百貨平台/Email
1
操作步驟
下載資料:至 SAP 下載「該日銷售收款彙總表」,計算出「館內帳金額」
2
操作步驟
獲取百貨資料:Email 收取(台北晶華、忠孝SOGO、新竹巨城、台北101)、登入新光/漢神平台下載
痛點:各百貨資料來源、格式都不同,需分別登入多個平台或收信下載,人工整理耗時。
3
判斷/決策
核對:人工比對 SAP 帳面金額與百貨帳單金額是否相符
痛點:核對耗時,希望能自動核對,有異常時再通知即可(客戶原話)。
相符 不符
相符
結案
核對無誤,結案
不符
異常處理
聯繫據點釐清原因
若為付款別錯誤,於 SAP 手動進行帳務修正,修正後回到步驟3重新核對。
當日業績核對完成
優化建議
對應步驟 2內部信箱自動化取代人工收單,不依賴百貨方配合

與其請合作百貨統一格式或開放 API(實務上難以要求外部廠商配合),改用公司內部可控的做法:建立專用的財務對帳信箱或資料夾(O365 Outlook 規則/Gmail 標籤與篩選器),依寄件人與主旨自動歸類台北晶華、忠孝SOGO、新竹巨城、台北101 的帳單郵件,再用 Power Automate 或 Apps Script 排程自動抓取附件、解析成結構化資料。新光/漢神屬平台登入下載,可評估用排程腳本/RPA 自動登入下載,同樣不需要對方系統升級或提供 API,全部改善都落在公司內部就能完成。

對應步驟 3系統先篩、異常才通知

依客戶原話「核對耗時,希望能自動核對,有異常時再通知即可」——建議明確定義金額容許誤差範圍(如±金額或±百分比),由系統先自動比對 SAP 帳面與百貨帳單金額,僅將超出容許範圍的異常項目通知財務人員處理,正常項目自動結案,這是本流程效益最高的改善點。