流程摘要

三種完全不同的沖帳邏輯並行:百貨通路(先對沖再收款)、經銷通路(人工比對匯款與明細)、銷報自動沖帳(系統自動,超過500元差異才需人工介入)。

怡莉 SAP-收款、雲端-銀存對帳單
開始/完成
依通路分 3 條沖帳路徑
系統自動沖銷成功
差異>500元,需人工處理
開始
每月至雲端取得銀行對帳單,依通路分 3 條沖帳路徑
A. 百貨通路沖帳
  1. 核對實際入帳金額與扣除之抽成/櫃位費用是否相符。
  2. 於 SAP 先執行應收應付對沖。
  3. 再於 SAP 進行收款作業。
B. 經銷通路沖帳
  1. 取得經銷團隊提供之收款明細(雲端)。
  2. 人工比對銀行匯款金額與經銷明細。
  3. 於 SAP 手動搜尋並逐筆勾稽多張 AR 發票完成收款。
十分耗時,需先核對完才能沖帳。
C. 銷報自動沖帳
  1. 系統依銷報金額與 AR 發票自動沖帳。
  2. 判斷金額是否一致(見下方分流)。
A 完成
收款完成
B 完成
收款完成
C 判斷差異
相符或差異?
相符/≤500元 >500元
系統自動沖銷完成
自動沖帳失敗,須手動
財務需手動於 SAP 做「訂單結案收入調整」傳票後方能結案。
收款入帳完成
優化建議
對應 B 分支經銷明細提早取得或系統直傳

經銷通路沖帳「需先核對完才能沖帳」是本流程最耗時的環節,建議與經銷團隊協調收款明細的提供時效,或評估能否讓經銷團隊直接透過系統上傳明細,取代目前的雲端人工取得方式。

對應 C 分支門檻檢討 500 元差異門檻是否需要動態調整

「差異大於500元即自動沖帳失敗」的固定門檻建議定期檢討(例如依交易金額比例訂定,而非固定金額),並統計每月因超過門檻需人工介入的筆數,作為評估是否調整門檻或優化系統判斷邏輯的依據。