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惠玲｜流程盤點與疑問

付款、折舊/資產移轉、費用攤銷/估列、零用金、總帳請款流程　共 9 項　資料來源：工作流程-v1150729.csv ＋ 財務管理流程優化 Lily 20260717.docx

如何使用這份盤點

惠玲＝先前 Word 文件署名「Lily」的中文本名，9 筆 CSV 資料與 Word 文件內容逐項對應。 本頁在保留原話的基礎上，額外標出 2 筆「調整中」進度與 1 筆最高風險項（紅框卡片）， 方便當面確認最新狀態。

現行流程原文（客戶原話）
痛點原文（客戶原話）
盤點提問（我方追問）
跨人員關聯提醒／進度追蹤
關鍵風險提示
付款流程
1
費用沖帳流程（SAP 沖帳流程）
付款流程－付款精靈
每週 重要性：中 佔比 60%
關聯系統：SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 財務人員全選大批廠商（如 100 家），並選擇付款銀行。
  2. 系統列出應付明細後，財務人員依費用歸屬手動新增「銀行手續費」會計科目。
  3. 確認總計無誤後，下一步建立正式傳票（會產生 100 張傳票）。
痛點原文（惠玲）

手續費無法自動認列：系統無法自動判斷手續費並切換到對應部門科目，高度依賴人工判別與手動輸入。傳票無法批次處理：正式成立傳票後，財務人員無法批次列印，主管也必須「逐張簽核」100次，極度耗時。

CSV 備註：目前已進行調整中——建議面談時確認具體調整內容、負責人與預計完成時間。
跨人員關聯提醒

與怡莉「手續費付款」流程可能是同一根因問題的收付兩端，建議合併討論。

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2
費用付款轉帳流程（銀行付款與網銀轉檔流程）
付款流程
每週 重要性：中 佔比 40%
關聯系統：SAP、銀行EXCEL
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 常態廠商：從 SAP 匯出 .txt 檔 → 複製貼上至「記事本」→ 將字型編碼由 UTF 另存為 ANSI 格式。
  2. 單次/臨時交易廠商：由於共用同一個廠商主檔，財務需手動將收款帳號資訊登打至特定 Excel 中維護，以避免轉檔衝突。
  3. 手續費手動新增：若有手續費外加，需手動修改文件檔內的總金額（應付金額 + 手續費）。
  4. 合併與上傳：將 SAP 常態資料與 Excel 手動資料轉檔合併，上傳網銀執行匯款。
痛點原文（惠玲）

人工作業繁瑣：系統轉出檔案無法直接對接網銀，需經過多次人工複製、記事本轉碼、Excel 併檔與總額修改。主檔歷史紀錄干擾：若廠商更換帳號，舊帳號因歷史紀錄無法刪除，沖帳時系統會同時顯示新舊帳戶，需人工肉眼判斷。

CSV 備註：目前已進行調整中——建議確認是否與上一項為同一改善案的兩個環節（沖帳＋轉帳付款）。
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折舊與資產移轉流程
3
折舊作業（固定資產折舊流程）
折舊流程－固定資產模組
每月 重要性：低 佔比 20%
關聯系統：SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 每月執行折舊作業，系統會依同個固資類別、但不同分配規則產生傳票。
  2. 財務將傳票列印出紙本，送交主管簽核。
痛點原文（惠玲）

無批次功能：僅能單次列印傳票後送簽，處理大量固資折舊時非常耗時。

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4
SAP 資產移轉流程
移轉流程－固定資產模組
不定時 重要性：中 佔比 50%
關聯系統：BPM、SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 財務收到 BPM 系統的「資產移轉單」進行審核。
  2. 登入 SAP 固資模組更改折舊費用歸屬。（若為跨部門移轉，如營業轉管理單位，需手動調整分配規則與會計科目）。
  3. 更新完畢後，回到 BPM 系統核准結案。
痛點原文（惠玲）

科目調整分錄風險：不同單位的資產移轉需完全手動微調分錄與科目，極易發生人工調整錯誤的風險。移轉後折舊金額不一致：跨單位資產移轉在更改資產群組後，導致系統計算出的折舊金額與原折舊金額不一致，目前仍需財務人員手動調整折舊金額（此為系統操作問題，待向顧問詢問）。

CSV 備註：與系統顧問確認——Word 文件當時標記為「待向顧問詢問，尚未有結論」，此處代表已在跟進，建議確認顧問回覆內容與目前進度。
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5
一般資產移轉流程（EXCEL 資產移轉流程）
移轉流程－EXCEL
不定時 重要性：中 佔比 60%
關聯系統：BPM、EXCEL
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 財務收到 BPM 系統的「資產移轉單」進行審核。
  2. 財務同至各部門的 Excel 財產清冊更新資產資訊。
  3. 更新完畢後，回到 BPM 系統核准結案。
痛點原文（惠玲）

手動更改錯誤風險。期待可將 EXCEL 的資產資料移至 SAP 系統管理。

盤點提問
  • 「期待可將EXCEL的資產資料移至SAP系統管理」是明確的系統需求——是否可直接列為改善方案候選，評估導入 SAP 資產模組的可行性與成本？
  • 與上一項「SAP資產移轉流程」的分流條件是什麼？哪些資產走 SAP、哪些走 Excel，這個判斷規則目前是否有文件化？
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費用攤銷／估列流程
6
費用攤銷之簽核流程
費用攤銷流程
每月 重要性：低 佔比 40%
關聯系統：SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 進入 AP 發票模組選擇供應商，提取當月應攤銷的訂金/費用金額。
  2. 傳票建立機制：財務點選「建立」→ 送簽主管 → 主管完成後退回財務 → 財務需再點一次「建立」，才正式產生傳票。
  3. 單次點選傳票並列印。
痛點原文（惠玲）

CSV：電子簽核系統機制不流暢、單據缺乏狀態欄位，會有重複列印情形。
Word 文件：建立一張正式傳票，財務同仁必須前後點擊兩次「建立」才能完成；系統上沒有欄位顯示該傳票是否已經列印過，有重複列印的風險。

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7
費用估列之簽核流程
費用估列流程
每月 重要性：低 佔比 40%
關聯系統：SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 每月依上月實際發生的費用，在 SAP 總帳中估列當月暫估費用。
  2. 估列完成後產生正式傳票。
  3. 印出紙本傳票送予財務主管簽核。
痛點原文（惠玲）

總帳無電子簽核：總帳模組目前尚未有電簽流程，必須單次列印紙本送簽。

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零用金與總帳請款流程
8
總部（管理單位）零用金入帳流程
請款流程－AP發票
每月 重要性：中 佔比 60%
關聯系統：SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件）
  1. 財務人員收到總部各單位送來的紙本「零用金申請單」。
  2. 財務人員每月將這些紙本明細，手動重打（登打）登入 AP 發票模組入帳。
  3. 財務點選「建立」→ 送簽主管 → 退回財務 → 財務再點一次「建立」產生正式傳票並列印。
痛點原文（惠玲）

CSV：缺乏系統整合。
Word 文件：前端單位完全使用紙本申請，導致財務端每個月需要耗費大量時間進行「二次人工登打」；同費用攤銷，需要點選兩次「建立」才能生出傳票。

跨人員關聯提醒

與敏華的「營業單位零用金入帳流程」「工廠零用金入帳流程」疑似為同一套流程的三個單位變體，建議合併規劃為統一的零用金申請/入帳系統，而非三張各自獨立的流程。

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9
薪資獎金入帳流程（總帳請款流程）
請款流程－總帳
每月 重要性：低（CSV評分） 佔比 40% 關鍵風險
關聯系統：BPM、SAP
現行流程原文（惠玲，補齊自 Word 文件「總帳請款流程」）
  1. 申請單位在 BPM 系統填寫「請款單」（如薪資、獎金），線上審批層層簽核至董事長。
  2. 董事長核准後，BPM 會自動串接至 SAP 的 AP 發票模組。但因為該類費用（如薪資）不適用於 AP 模組入帳，財務人員仍必須手動在 SAP 總帳模組中進行入帳。
  3. 建立正式傳票：入帳及沖帳完成後產生正式傳票。
  4. 列印傳票：手動印出紙本，送財務主管紙本簽核。
痛點原文（惠玲）

CSV：入帳模組不一樣，串接有斷點。

Word 文件：簽核時程長導致流程脫鉤：因線上簽核時間通常較長，財務人員為求時效，通常會在 BPM 請款單走到「財務審核關卡」前提早核准，直接至 SAP 總帳進行入帳。
系統串接配置錯誤（關鍵）：BPM 目前被設定為一律串接 SAP 的 AP 模組。當財務人員改在 SAP 總帳自行入帳後，BPM 自動拋轉過來的資料便會一直留在 SAP AP草稿中，無法移除，造成系統髒資料與維護困擾。

關鍵風險提示

這是全部 32 項盤點中，唯一被三份資料（CSV × Word文件 × 惠玲本人重述）都指向同一個系統性問題的項目：BPM 串接規則設錯，導致 SAP 端持續累積無法清除的髒資料。CSV 上的「重要性：低」只反映日常耗時感受，並不反映這個系統配置錯誤的維護風險，建議不受評分排序影響、獨立列為最高優先修正項。

盤點提問
  • BPM 串接規則能否直接依「費用類型」分流（薪資獎金類走總帳、一般費用走AP），從系統設定層面解決，而不是靠人工提早核准繞過？
  • 目前 SAP AP 草稿中已累積多少筆這類「拋轉後無法清除」的髒資料？是否需要先做一次性清理？
查看流程圖與優化建議（關鍵風險）